Reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse

    41. Pentru a putea fi înregistrate în contabilitate, operatiunile economico-financiare trebuie sa fie justificate cu documente originale, întocmite sau reconstituite potrivit prezentelor norme metodologice.

    Pentru acele situatii în care prin alte reglementari speciale se prevede ca formularul original trebuie sa fie pastrat la alta unitate, atunci la înregistrarea în contabilitate este folosita copia documentului respectiv.

    42. Orice persoana care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligatia sa aduca la cunostinta, în scris, în termen de 24 de ore de la constatare, conducatorului unitatii (administratorului unitatii, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii respective).

    În termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicarii, conducatorul unitatii trebuie sa încheie un proces-verbal, care sa cuprinda:

    - datele de identificare a documentului disparut;

    - numele si prenumele persoanei responsabile cu pastrarea documentului;

    - data si împrejurarile în care s-a constatat lipsa documentului respectiv.

    Procesul-verbal se semneaza de catre:

    - conducatorul unitatii;

    - conducatorul compartimentului financiar-contabil al unitatii sau persoana împuternicita sa îndeplineasca aceasta functie;

    - persoana responsabila cu pastrarea documentului; si

    - seful ierarhic al persoanei responsabile cu pastrarea documentului, dupa caz.

    Când disparitia documentelor se datoreaza însusi conducatorului unitatii, masurile prevazute de prezentele norme metodologice se iau de catre ceilalti membri ai consiliului de administratie, dupa caz.

    În conditiile în care documentul pierdut a fost întocmit de catre unitate într-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmând aceleasi proceduri prin care a fost întocmit documentul original, mentionându-se în antetul documentului ca este reconstituit, si sta la baza înregistrarilor în contabilitate.

    43. Ori de câte ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infractiune, se încunostinteaza imediat organele de urmarire penala.

    44. Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de reconstituire", întocmit separat pentru fiecare caz.

    Dosarul de reconstituire trebuie sa contina toate lucrarile efectuate în legatura cu constatarea si reconstituirea documentului disparut, si anume:

    - sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia documentului;

    - procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;

    - dovada sesizarii organelor de urmarire penala sau dovada sanctionarii disciplinare a persoanei vinovate, dupa caz;

    - dispozitia scrisa a conducatorului unitatii pentru reconstituirea documentului;

    - o copie a documentului reconstituit.

    45. În cazul în care documentul disparut a fost emis de alta unitate, reconstituirea se va face de unitatea emitenta, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la unitatea emitenta. În acest caz, unitatea emitenta va trimite unitatii solicitante, în termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit.

    46. Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu si vizibil mentiunea "DUPLICAT", cu specificarea numarului si datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea.

    Documentele reconstituite conform prezentelor norme metodologice constituie baza legala pentru efectuarea înregistrarilor în contabilitate.

    Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de calatorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în contabilitate. În acest caz, vinovatii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suporta paguba adusa unitatii, salariatilor sau altor unitati, sumele respective recuperându-se potrivit prevederilor legale.

    47. În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, emitentul trebuie sa emita un duplicat al facturii pierdute, sustrase sau distruse.

    Duplicatul poate fi:

    - o factura noua, care sa cuprinda aceleasi date ca si factura initiala, si pe care sa se mentioneze ca este duplicat si ca înlocuieste factura initiala; sau

    - o fotocopie a facturii initiale, pe care sa se aplice stampila societatii si sa se mentioneze ca este duplicat si ca înlocuieste factura initiala.

    48. Pentru pagubele generate de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor se stabilesc raspunderi materiale, care cuprind si eventualele cheltuieli ocazionate de reconstituirea documentelor respective.

    Gasirea ulterioara a documentelor originale, care au fost reconstituite, poate constitui motiv de revizuire a sanctiunilor aplicate, în conditiile legii.

    În cazul gasirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anuleaza pe baza unui proces-verbal, si se pastreaza împreuna cu procesul-verbal în dosarul de reconstituire.

    49. Conducatorii unitatilor vor lua masuri pentru asigurarea înregistrarii si evidentei curente a tuturor lucrarilor întocmite, primite sau expediate, stabilirea si evidenta responsabililor de pastrarea acestora, evidenta tuturor reconstituirilor de documente, precum si pentru pastrarea dosarelor de reconstituire, pe toata durata de pastrare a documentului reconstituit.