Metode de conducere a contabilitatii analitice a bunurilor

    30. Contabilitatea analitica a bunurilor se poate tine pe baza uneia dintre urmatoarele metode: operativ-contabila, cantitativ-valorica, global-valorica.

    Metoda operativ-contabila se poate aplica pentru contabilitatea analitica a materiilor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale, marfurilor si ambalajelor.

    Metoda cantitativ-valorica se poate folosi pentru contabilitatea analitica a materiilor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale, marfurilor, animalelor si ambalajelor.

    Metoda global-valorica se poate utiliza pentru contabilitatea analitica a marfurilor si ambalajelor din unitatile de desfacere cu amanuntul, rechizitelor de birou, imprimatelor, materialelor folosite la ambalare, materialelor de natura obiectelor de inventar, echipamentelor de protectie în folosinta, precum si a altor categorii de bunuri.

    31. Metoda operativ-contabila consta în tinerea, în cadrul fiecarei gestiuni, a evidentei cantitative a bunurilor, pe feluri, cu ajutorul fiselor de magazie. În contabilitate, aceasta metoda consta în tinerea evidentei valorice pe conturi de materiale, desfasurate valoric pe gestiuni, iar în cadrul gestiunilor, pe grupe sau subgrupe de materiale, dupa caz.

    Controlul exactitatii înregistrarilor din evidenta gestiunilor si din contabilitate se asigura prin evaluarea stocurilor cantitative, transcrise din fisele de magazie în registrul stocurilor.

    În metoda operativ-contabila se pot folosi urmatoarele formulare comune pe economie:

    - Fisa de magazie (cod 14-3-8 si 14-3-8/a, dupa caz);

    - Fisa de cont pentru operatiuni diverse (cod 14-6-22);

    - Registrul stocurilor (cod 14-3-11 si 14-3-11/a).

    Fisele de magazie servesc pentru evidenta cantitativa, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare, iar în contabilitate, pentru controlul operatiunilor înregistrate de gestionar sau persoana desemnata, pentru preluarea în registrul stocurilor a cantitatilor aflate în stoc, precum si pentru calculul valorii bunurilor existente în stoc la sfârsitul lunii (perioadei), în scopul confruntarii cu datele din contabilitatea sintetica.

    La gestiune, fisele de magazie se tin în ordinea în care sunt înscrise materialele în registrul stocurilor. În aceste fise cantitatile se înregistreaza zilnic de gestionar sau persoana desemnata, pe baza documentelor de intrare (factura, aviz de însotire a marfii, nota de receptie si constatare de diferente etc.) si a documentelor de iesire (bon de consum, fisa limita de consum, aviz de însotire a marfii, factura, bon de transfer etc.), pozitie cu pozitie. De asemenea, în fisele de magazie se înscriu plusurile de la inventar pe coloana "Intrari" si minusurile de la inventar pe coloana "Iesiri".

    Erorile constatate în evidenta gestiunilor se corecteaza în prezenta persoanei care raspunde de înregistrarile efectuate în fisele de magazie, iar abaterile de la regulile de întocmire si utilizare a documentelor se aduc la cunostinta conducatorului compartimentului financiar-contabil sau a persoanei desemnate sa conduca contabilitatea, dupa caz, pentru stabilirea masurilor care se impun.

    Semnatura persoanei desemnate pentru evidenta stocurilor în fisele de magazie constituie dovada verificarii înregistrarilor efectuate si preluarii documentelor de intrare si de iesire a materialelor.

    În contabilitate, documentele privind miscarea stocurilor se grupeaza pe gestiuni, surse de aprovizionare (de la furnizori, din prelucrare la terti, consum intern etc.) si, în cadrul acestora, pe conturi de materiale si gestiuni, iar în cadrul gestiunilor, pe grupe sau subgrupe de materiale, dupa caz.

    Intrarile sau iesirile de bunuri de natura stocurilor se înregistreaza în contabilitatea sintetica si analitica, fie direct pe baza acestor documente, fie cu ajutorul unor situatii întocmite zilnic sau la alte perioade stabilite de unitate prin centralizarea datelor din documentele privind miscarea stocurilor.

    Verificarea înregistrarilor efectuate în conturile de stocuri si fisele de magazie se face cu ajutorul Registrului stocurilor (cod 14-3-11 si 14-3-11/a). În acest scop, în Registrul stocurilor, la sfârsitul fiecarei luni (perioade), se înscriu pe feluri de stocuri, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe, stocurile cantitative din fisele de magazie, se calculeaza valoarea cantitatilor aflate în stoc pe baza preturilor de înregistrare si se totalizeaza valoarea acestora pe pagini ale Registrului stocurilor, pe subgrupe de materiale, grupe de stocuri, conturi si magazii (depozite).

    În cazul în care se constata ca exista frecvente diferente între soldurile conturilor de stocuri din Registrul stocurilor si cele din contabilitate, provenind din înregistrarea operatiunilor, evaluarea cantitatilor de stocuri din documentele de intrare si de iesire, prelucrarea acestora etc., diferentele respective pot fi localizate printr-o noua centralizare a intrarilor si iesirilor valorice de materiale, pe grupe sau feluri de materiale, iar totalurile obtinute se confrunta cu datele din Registrul stocurilor.

    32. Pentru produse finite si produse reziduale, metoda operativ-contabila se aplica în acelasi mod ca si pentru stocuri de materii prime si materiale consumabile. În acest caz, evidenta cantitativa pe feluri de produse se tine la magazie (depozit) cu ajutorul fiselor de magazie, iar evidenta valorica se tine în contabilitate cu ajutorul contului sintetic de produse, desfasurat în analitic pe gestiuni, în care înregistrarile se fac pe baza datelor obtinute prin centralizarea zilnica a documentelor de miscare a produselor respective.

    Verificarea înregistrarilor la sfârsitul lunii (perioadei) se face, de asemenea, cu ajutorul registrului stocurilor în care se stabilesc soldurile pe feluri de produse si pe total cont, prin transcrierea cantitatilor în stoc din fisele de magazie si evaluarea acestora pe baza preturilor de înregistrare.

    33. Metoda cantitativ-valorica pentru materii prime, materiale consumabile, materiale de natura obiectelor de inventar în depozit, semifabricate, produse finite, produse reziduale, marfuri, animale si ambalaje consta în tinerea evidentei cantitative pe feluri de stocuri în cadrul fiecarei gestiuni, iar în contabilitate a celei cantitativ-valorice. Conturile sintetice care reflecta stocurile de valori materiale se desfasoara în analitic pe gestiuni. Verificarea exactitatii înregistrarilor din evidenta de la locurile de depozitare si din contabilitate se efectueaza prin punctajul periodic dintre cantitatile operate în fisele de magazie si cele din fisele de cont analitic din contabilitate.

    În metoda cantitativ-valorica se pot folosi urmatoarele formulare:

    - Fisa de magazie (cod 14-3-8 si 14-3-8/a, dupa caz);

    - Fisa de cont pentru operatiuni diverse (cod 14-6-22 si 14-6-22/a);

    - Balanta analitica a stocurilor (cod 14-6-30/c).

    Evidenta cantitativa a materialelor se tine la gestiune cu ajutorul fiselor de magazie, care se tin în ordinea fiselor de cont analitic din contabilitate. În fisele de magazie, înregistrarile se fac zilnic, de catre gestionar sau de catre persoana desemnata, pe baza documentelor de intrare si de iesire a materialelor. Dupa înregistrare, documentele respective se predau la contabilitate pe baza de borderou. În contabilitate, documentele se înregistreaza în fisele de cont analitic pentru valori materiale si se stabilesc stocurile si soldurile, dupa ce în prealabil s-a verificat modul de emitere si completare a documentelor privind miscarea materialelor. De asemenea, pe baza acelorasi documente, se întocmesc situatiile centralizatoare privind intrarile si iesirile de materiale, pentru înregistrare în contabilitatea sintetica.

    Controlul înregistrarilor din conturile sintetice si cele analitice ale stocurilor se asigura cu ajutorul balantei de verificare analitice, întocmita separat pentru fiecare cont de stoc.

    În vederea întocmirii balantei de verificare este necesar sa se efectueze controlul asupra concordantei stocurilor scriptice din fisele de magazie cu cele din fisele de cont analitic pentru valori materiale.

    În cazul institutiilor publice cu mai multe gestiuni distincte, precum si în cazul institutiilor care au subunitati cu una sau mai multe gestiuni, dar care nu au compartimente proprii de contabilitate, contabilitatea analitica a stocurilor se poate asigura, în cadrul compartimentului financiar-contabil al institutiei al carei conducator are calitatea de ordonator de credite, cu ajutorul Fisei de evidenta a materialelor si a materialelor de natura obiectelor de inventar pe locuri de folosinta (cod 14-3-9).

    34. Metoda cantitativ-valorica pentru evidenta analitica a produselor finite si produselor reziduale se aplica în acelasi mod ca si pentru celelalte stocuri, cu urmatoarele particularitati:

    - atât intrarile, cât si iesirile valorice pot fi înregistrate în fisele de cont analitic pentru stocuri numai lunar, prin înmultirea cantitatilor totale de produse finite si produse reziduale cu preturile unitare respective, fara a mai fi necesara evaluarea cantitatilor de produse în documente;

    - pentru controlul înregistrarilor din contabilitatea sintetica si cea analitica a produselor finite, în locul balantei de verificare se poate folosi Registrul stocurilor.

    35. Metoda global-valorica se aplica pentru evidenta marfurilor si ambalajelor aflate în unitatile de desfacere cu amanuntul (magazine, restaurante, bufete etc.), folosindu-se formularul comun "Fisa de cont pentru operatiuni diverse" (cod 14-6-22) si raportul de gestiune, dupa caz.

    Potrivit acestei metode, contabilitatea analitica a marfurilor si ambalajelor se tine global-valoric, atât la gestiune, cât si în contabilitate, iar verificarea concordantei înregistrarilor din evidenta gestiunii si din contabilitate se efectueaza numai valoric, la perioade stabilite de unitate.

    Raportul de gestiune se completeaza pe baza documentelor de intrare si de iesire a marfurilor si ambalajelor si de depunere a numerarului din vânzare, iar în fisele valorice (tinute pe gestiuni în cadrul conturilor de marfuri si ambalaje din contabilitate) înregistrarile se fac pe baza acelorasi documente.

    Soldurile valorice ale marfurilor si ambalajelor aflate în gestiune se verifica pe baza raportului de gestiune predat la contabilitate sau cu ocazia inventarierii, dupa caz.

    36. Metoda global-valorica se foloseste, de asemenea, pentru evidenta rechizitelor de birou, imprimatelor, materialelor destinate ambalarii, precum si la alte categorii de bunuri. În acest caz, evidenta cantitativa se poate tine pe feluri de rechizite, imprimate, materiale pentru ambalare etc., la locurile de gestionare, cu ajutorul fiselor de magazie (cod 14-3-8 si 14-3-8/a), care se completeaza de gestionar sau de catre persoana desemnata.

    Evidenta valorica a miscarilor se tine în contabilitate, pe gestiuni, în cadrul contului de materiale consumabile, cu ajutorul fiselor de cont pentru operatiuni diverse (cod 14-6-22 si 14-6-22/a). Înregistrarile în fisele de magazie se fac pe baza documentelor de intrare si de iesire a materialelor consumabile respective si se preiau de catre contabilitatea stocurilor, în prealabil facându-se verificarea înregistrarilor din fisele de magazie. Prin centralizarea datelor din documentele respective se asigura înregistrarea acestora atât în fisele valorice pe gestiuni, cât si în conturile sintetice de stocuri.

    37. Pentru materialele de natura obiectelor de inventar în folosinta se tine numai evidenta cantitativa cu ajutorul formularului Fisa de evidenta a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinta (cod 14-3-9).

    În contabilitate, evidenta valorica se tine cu ajutorul Fisei de cont pentru operatiuni diverse (cod 14-6-22 si 14-6-22/a), pe sectii (locuri de munca, unitati etc.), în care înregistrarile se fac valoric în functie de intrari si iesiri (scoateri din uz).

    În situatia returnarii obiectului de inventar uzat, operatiunea înregistrata în Fisa de evidenta a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinta (cod 14-3-9) nu presupune înregistrarea unei intrari în evidenta magaziei (depozitului). Datele din procesele-verbale pentru scoaterea din functiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale (obiecte de inventar) se confrunta cu datele privind restituirile de obiecte de inventar uzate, consemnate în Fisa de evidenta a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinta (cod 14-3-9).

    Controlul exactitatii înregistrarilor se efectueaza la perioadele stabilite de unitate si cu ocazia inventarierilor, evaluându-se stocurile existente pe baza listelor de inventariere (cod 14-3-12, 14-3-12/a si 14-3-12/b) si confruntându-se soldul astfel obtinut cu soldul conturilor respective din contabilitate.

    38. Contabilitatea analitica a SDV-urilor speciale si AMC-urilor se tine la gestiunea de SDV-uri si AMC-uri, cantitativ, pe persoanele sau comenzile pentru care sunt destinate, cu ajutorul Fisei de magazie (cod 14-3-8 si 14-3-8/a), iar în contabilitate, global-valoric, la nivel de produs.

    39. Contabilitatea stocurilor se tine cantitativ si valoric sau numai valoric prin folosirea inventarului permanent ori a inventarului intermitent.

    40. Entitatile care utilizeaza metoda inventarului intermitent efectueaza inventarierea faptica a stocurilor în cursul perioadei, anual, trimestrial sau lunar, dupa caz, dar nu mai târziu de finele perioadei de raportare pentru care are de determinat obligatii fiscale.

    Metoda inventarului intermitent consta în faptul ca intrarile de stocuri nu se înregistreaza prin conturile de stocuri, respectiv conturile din clasa 3, ci prin conturile de cheltuieli, respectiv conturile din clasa 6.

    Stabilirea iesirilor de stocuri în cursul perioadei are la baza inventarierea faptica a stocurilor la sfârsitul perioadei. Iesirile de stocuri se determina ca diferenta între valoarea stocurilor initiale, la care se adauga valoarea intrarilor, si valoarea stocurilor la sfârsitul perioadei stabilite pe baza inventarului, respectându-se relatia E = Si + I - Sf,

    unde: E - iesiri; I - intrari;

    Si - stoc initial; Sf - stoc final.

    La începutul exercitiului, respectiv al perioadei, dupa caz, se anuleaza stocul existent ca o iesire de stoc prin înregistrarea acestuia în clase de cheltuieli privind materiile prime, materialele etc.

    articol contabil 6xx = 3xx.

    La sfârsitul perioadei stocurile determinate în baza inventarierii efectuate, respectiv cele care nu au fost consumate în procesul de productie sau vândute, dupa caz, se înregistreaza ca o intrare de stoc

    articol contabil 3xx = 6xx.

    Inventarierea stocurilor la sfârsitul perioadei se face în conformitate cu normele metodologice emise de Ministerul Economiei si Finantelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de activ si pasiv.

    În conditiile în care comisiile de inventariere nu constata existenta de stocuri faptice, vor mentiona acest fapt în procesul-verbal al comisiei de inventariere.

    La locul de depozitare sau de utilizare în procesul de productie a stocurilor se tine o evidenta tehnica operativa a stocurilor pe baza de fisa de magazie sau alte documente stabilite de unitate, în conformitate cu procedurile proprii elaborate de conducerea acesteia.

    Iesirile de stocuri aferente unei perioade, înregistrate în contabilitatea financiara, vor fi corelate cu cheltuielile evidentiate în contabilitatea de gestiune, pe comenzi, produse etc., dupa caz, în functie de consumurile tehnologice normate.

    Inventarul intermitent nu se utilizeaza în comertul cu amanuntul în situatia în care se aplica metoda global-valorica.

    Perioada la care se efectueaza inventarierea faptica a stocurilor se alege astfel încât sa poata fi stabilite corect obligatiile legale (contabile, fiscale etc).