Criteriile minimale privind programele informatice utilizate în activitatea financiara si contabila

    58. Sistemul informatic de prelucrare automata a datelor la nivelul fiecarei unitati trebuie sa asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice.

    La elaborarea si adaptarea programelor informatice vor fi avute în vedere urmatoarele:

    a) cuprinderea în procedurile de prelucrare a reglementarilor în vigoare si a posibilitatii de actualizare a acestor proceduri, în functie de modificarile intervenite în legislatie;

    b) cunoasterea adecvata a functiilor sistemului de prelucrare automata a datelor de catre personalul implicat si respectarea acestora;

    c) gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea protectiei lor împotriva accesului neautorizat, realizarea confidentialitatii datelor din sistemul informatic;

    d) stabilirea tipului de suport pentru pastrarea datelor de intrare, intermediare sau de iesire;

    e) solutionarea eventualelor erori care pot sa apara în functionarea sistemului informatic;

    f) verificarea completa sau prin sondaj a modului de functionare a procedurilor de prelucrare prevazute de sistemul informatic;

    g) verificarea totala sau prin sondaj a operatiunilor economico-financiare înregistrate în contabilitate, astfel încât acestea sa fie efectuate în concordanta stricta cu prevederile actelor normative care le reglementeaza;

    h) verificarea prin teste de control a programului informatic utilizat.

    59. Sistemele informatice de prelucrare automata a datelor în domeniul financiar-contabil trebuie sa raspunda la urmatoarele criterii considerate minimale:

    a) sa asigure concordanta stricta a rezultatului prelucrarilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementeaza;

    b) sa precizeze tipul de suport care asigura prelucrarea datelor în conditii de siguranta;

    c) fiecare data înregistrata în contabilitate trebuie sa se regaseasca în continutul unui document, la care sa poata avea acces atât beneficiarii, cât si organele de control;

    d) sa asigure listele operatiunilor efectuate în contabilitate pe baza de documente justificative, care sa fie numerotate în ordine cronologica, interzicându-se inserari, intercalari, precum si orice eliminari sau adaugari ulterioare;

    e) sa asigure reluarea automata în calcul a soldurilor conturilor obtinute anterior;

    f) sa asigure conservarea datelor pe o perioada de timp care sa respecte prevederile Legii nr. 82/1991, republicata;

    g) sa precizeze procedurile si suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situatiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare în sistem a datelor arhivate;

    h) sa nu permita inserari, modificari sau eliminari de date pentru o perioada închisa;

    i) sa asigure urmatoarele elemente constitutive ale înregistrarilor contabile:

    - data efectuarii înregistrarii contabile a operatiunii;

    - jurnalul de origine în care se regasesc înregistrarile contabile;

    - numarul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent);

    j) sa asigure confidentialitatea si protectia informatiilor si a programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informatii, copii de siguranta pentru programe si informatii;

    k) sa asigure listari clare, inteligibile si complete, care sa contina urmatoarele elemente de identificare, în antet sau pe fiecare pagina, dupa caz:

    - tipul documentului sau al situatiei;

    - denumirea unitatii;

    - perioada la care se refera informatia;

    - datarea listarilor;

    - paginarea cronologica;

    - precizarea programului informatic si a versiunii utilizate;

    l) sa asigure listarea ansamblului de situatii financiare si documente de sinteza necesare conducerii operative a unitatii;

    m) sa asigure respectarea continutului de informatii prevazut pentru formulare;

    n) sa permita, în orice moment, reconstituirea continutului conturilor, listelor si informatiilor supuse verificarii; toate soldurile conturilor trebuie sa fie rezultatul unei liste de înregistrari si al unui sold anterior al acelui cont; fiecare înregistrare trebuie sa aiba la baza elemente de identificare a datelor supuse prelucrarii;

    o) sa nu permita:

    - deschiderea a doua conturi cu acelasi simbol;

    - modificarea simbolului de cont în cazul în care au fost înregistrate date în acel cont;

    - suprimarea unui cont în cursul exercitiului financiar curent sau aferent exercitiului financiar precedent, daca acesta contine înregistrari sau sold;

    - editarea a doua sau a mai multor documente de acelasi tip, cu acelasi numar si continut diferit de informatii;

    p) sa permita suprimarea unui cont care nu are înregistrari pe parcursul a cel putin 2 ani (exercitii financiare), în mod automat sau manual;

    r) sa prevada în documentatia produsului informatic modul de organizare si tipul sistemului de prelucrare:

    - monopost sau multipost;

    - monosocietate sau multisocietate;

    - retea de calculatoare;

    - portabilitatea fisierelor de date;

    s) sa precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor:

    - preluari pe loturi cu control ulterior;

    - preluari în timp real cu efectuarea controlului imediat;

    - combinarea celor doua tipuri;

    t) sa permita culegerea unui numar nelimitat de înregistrari pentru operatiunile contabile;

    u) sa posede documentatia tehnica de utilizare a programelor informatice necesara exploatarii optime a acestora;

    v) sa respecte reglementarile în vigoare cu privire la securitatea datelor si fiabilitatea sistemului informatic de prelucrare automata a datelor.

    60. Elaboratorii de programe informatice au obligatia de a prevedea, prin contractele de livrare a programelor informatice, clauze privind întretinerea si adaptarea produselor livrate, precum si clauze privind eliminarea posibilitatilor de modificare a procedurilor de prelucrare automata a datelor de catre utilizatori.

    Unitatile de informatica sau persoanele care efectueaza lucrari cu ajutorul sistemului informatic de prelucrare automata a datelor poarta raspunderea prelucrarii cu exactitate a informatiilor din documente, iar beneficiarii raspund pentru exactitatea si realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.

    61. Utilizatorul trebuie:

    - sa se asigure de perenitatea documentatiei, a diferitelor versiuni ale produsului-program;

    - sa organizeze arhivarea datelor, programelor sau produselor de prelucrare astfel încât informatiile sa poata fi reprocesate;

    - sa detina la sediul sau, pe perioada neprescrisa, manualul de utilizare complet si actualizat al fiecarui produs-program utilizat.

    62. Pe perioada neprescrisa se va organiza o gestiune a versiunilor, modificarilor, corecturilor si schimbarilor de sistem informatic, produse-program si sistem de calcul.

    Daca unitatea, în cursul acestei perioade, a schimbat sistemul de calcul, respectiv de prelucrare a datelor, trebuie sa se efectueze o reconciliere între datele arhivate si versiunile noi ale produselor-program si ale echipamentelor de calcul.

    Arhivele pe suport magnetic trebuie "împrospatate" periodic pentru a asigura accesibilitatea datelor.

    63. Responsabilitatile ce revin personalului unitatii cu privire la utilizarea sistemului informatic de prelucrare automata a datelor se stabilesc prin regulamente interne.