Arhivarea si pastrarea registrelor si a documentelor financiar-contabile

Arhivarea si pastrarea registrelor si a documentelor financiar-contabile

    50. Persoanele prevazute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicata, au obligatia pastrarii în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza înregistrarii în contabilitate.

    Pastrarea registrelor si a documentelor justificative si contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dupa caz.

    Registrele si documentele justificative si contabile se pot arhiva, în baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, de catre alte persoane juridice române care dispun de conditii corespunzatoare. Si în acest caz, raspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii beneficiare.

    Unitatea care a încredintat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiara, va înstiinta organul fiscal teritorial de care apartine despre aceasta situatie.

    Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, sa prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.

    Organele de control ale Ministerului Economiei si Finantelor pot interzice arhivarea registrelor, a documentelor justificative si contabile si în alte locatii decât la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, daca considera ca acestea nu sunt pastrate corespunzator.

    51. Termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a documentelor justificative si contabile este de 10 ani cu începere de la data încheierii exercitiului financiar în cursul caruia au fost întocmite, cu exceptia celor prevazute la pct. 52, 53 si 54.

    52. Facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinarii taxei pe valoarea adaugata deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt si persoanele partial impozabile în conformitate cu prevederile Codului fiscal, se vor pastra conform termenului prevazut la art. 149 alin. (6) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare.

    53. Documentele prevazute în anexa nr. 4 se pot pastra pe o perioada de numai 5 ani daca necesitatile proprii ale unitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.

    54. Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 10 ani se pastreaza, de regula, pe o perioada de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.

    55. În caz de încetare a activitatii persoanelor prevazute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicata, documentele contabile se arhiveaza în conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990 privind societatile comerciale, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, sau se predau la arhivele statului, în conformitate cu prevederile legale în materie, dupa caz.

    56. Arhivarea documentelor justificative si contabile se face în conformitate cu prevederile legale si cu urmatoarele reguli generale:

    - documentele se grupeaza în dosare, numerotate, snuruite si parafate;

    - gruparea documentelor în dosare se face cronologic si sistematic, în cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea. În cazul fuziunii sau al lichidarii societatii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaza separat;

    - dosarele continând documente justificative si contabile se pastreaza în spatii amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;

    - evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii, în care sunt consemnate dosarele si documentele intrate în arhiva, precum si miscarea acestora în decursul timpului.

    57. Eliminarea din arhiva a documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat se face de catre o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, dupa caz. În aceasta situatie se întocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.